Budgetplanung

Neben der Kostenermittlung pro Stunde und Publikation ist die Budgetplanung das zentrale Element in der Finanzverwaltung, da sie nicht nur einen Überblick über die erwarteten Einnahmen und Ausgaben schafft, sondern auch eine systematische Kontrolle der finanziellen Mittel ermöglicht. Nicht nur die zielgerichtete Steuerung von Ressourcen, sondern auch die Möglichkeit der frühzeitigen Identifizierung von Fehlbedarfen und Abweichungen stellt Handlungsfähigkeit sicher und trägt somit zur Stabilität und Planbarkeit von Projekten und Organisationen bei. Im Folgenden werden die konkreten Schritte der Budgetplanung im Rahmen des Projekts erläutert:

Einnahmen

Der erste Schritt bei der Erstellung eines Budgets besteht darin, die Einnahmen zu schätzen:

Identifikation: Alle potenziellen Einnahmequellen sind entsprechend nach Relevanz aufzulisten.

Schätzung und Erwartungswert: Für jede identifizierte Quelle ist ein Erwartungswert zu bilden. Diese Schätzung sollte auf historischen Daten und realistischen Prognosen basieren und kann unterschiedliche variable Annahmen enthalten, mit denen verschiedene Szenarien prognostiziert werden können. Für die Planung sollte schließlich das wahrscheinlichste Szenario definiert werden.

Ausgaben

Der nächste Schritt besteht darin, die Kosten zu ermitteln. Dabei ist in verschiedenen Kostenarten zu unterscheiden.

Fixe Kosten: Fixe Kosten sind regelmäßige, wiederkehrende Ausgaben, die unabhängig von der Auslastung bestehen. Dazu gehören zum Beispiel Personalkosten von festangestellten Personen sowie Miete.

Variable Kosten: Variable Kosten sind Ausgaben, die sich in Abhängigkeit von der Geschäftstätigkeit ändern. Dies könnte zum Beispiel Redaktionsarbeit durch Freelancer sein.

Einmalige Ausgaben und Investitionen: Einmalige Ausgaben sind nicht regelmäßig anfallende Kosten, die dennoch im Budget berücksichtigt werden müssen. Zu den einmaligen Ausgaben können zum Beispiel neue technische Ausstattung, Softwarelizenzen und größere Reparaturen zählen.

Schätzung und Erwartungswert: Für jede identifizierte Kostenposition ist ein Erwartungswert zu bilden. Diese Schätzung sollte auf historischen Daten, bestehenden Verträgen und realistischen Prognosen basieren.

Budget

Mit den geschätzten Einnahmen und berechneten Ausgaben kann das Budget erstellt werden.

Einnahmen und Ausgaben: Die geschätzten Jahreseinnahmen sollten mit den Gesamtausgaben verglichen werden, um einen Überblick darüber zu erhalten, ob die Einnahmen die Ausgaben decken.

Ergebnis: Das Budget sollte bei Bedarf angepasst werden, um sicherzustellen, dass die Einnahmen die Ausgaben mit einem positiven Ergebnis decken.

Budget überwachen und anpassen

Ein Budget ist kein statisches Dokument, sondern sollte regelmäßig überwacht und bei Bedarf angepasst werden.

Monatliche Überprüfung: Die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben (Ist-Werte) sollten monatlich im Vergleich zum Budget (Soll-Werte) überprüft werden. Dadurch können Abweichungen frühzeitig erkannt und Gegenmaßnahmen eingeleitet werden.

Anpassungen: Bei Bedarf sollten Anpassungen vorgenommen werden, um ein positives oder nichtnegatives Ergebnis sicherzustellen.

Rücklagen: Es sollten für unerwartete Ausgaben oder Ausfälle von Einnahmen auch Rücklagen eingeplant werden. Dadurch werden finanzielle Sicherheit und Flexibilität gewährleistet. Dabei wird empfohlen, Rücklagen in Höhe von drei Monatsausgaben zu bilden.