Externes und internes Rechnungswesen [cc]
Der Verfassungsblog hat als eigenständige Organisation die Möglichkeit, unabhängig in den Finanzierungsstrukturen sowie organisatorischen und rechtlichen Rahmenbedingungen zu agieren und verfügt über große Flexibilität in der Gestaltung von Abläufen und Systemen. Auch die Abwicklung der Konsortialfinanzierung ohne externe Dienstleister wie Knowledge Unlatched ermöglicht unabhängige Entscheidungs- und Gestaltungsfreiheit. Gleichzeitig sind der grundlegende Aufbau und die kontinuierliche Weiterentwicklung eines funktionalen Rechnungswesens erforderlich.
Das Rechnungswesen dient grundsätzlich der Planung, Kontrolle und Steuerung der Finanz- und Leistungsströme in einer Organisation und umfasst dabei mehrere Bestandteile:
1. Externes Rechnungswesen
Das externe Rechnungswesen (auch Rechnungslegung) informiert externe Adressaten wie Kapitalgeber und Gläubiger, Finanzamt und Staat, Kunden und Lieferanten sowie eine interessierte Öffentlichkeit über die finanzielle Situation eines Unternehmens. Die Rechenschaftslegung erfolgt vor allem durch den Jahresabschluss. Zur Rechnungslegung gehören daher:
Finanzbuchhaltung (Buchen von Belegen und Führung der Konten)
Lohnbuchhaltung (Gehaltsabrechnung, Meldung an Sozialversicherungsträger und Finanzamt)
Jahresabschluss (Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung)
Rechnungsstellung (rechtskonforme Erstellung und Zustellung der Rechnungen, Mahnwesen)
Umsatzsteuerliche Abwicklung (Vorsteuer, Umsatzsteuervoranmeldung, Jahresmeldung)
2. Internes Rechnungswesen
Das interne Rechnungswesen (auch Controlling) richtet sich hingegen an Organisationsinterne Adressaten, vor allem das Management, und dient der Kontrolle und Steuerung der Finanz- und Leistungsströme des Unternehmens. Wichtige Elemente sind:
Kosten- und Leistungsrechnung (Kostenartenrechnung – Welche Kosten sind entstanden?, Kostenstellenrechnung – Wo sind die Kosten entstanden?, Kostenträger – Wofür sind die Kosten entstanden?)
Erlösrechnung (Erfassung und Analyse der Erlöse)
Planung und Budgetierung (Finanzplanung, Prognose und Szenario-Analyse)
Soll-/Ist-Vergleich (Analyse der Abweichung von Planung und Realisierung)
Außerdem sind Investitionsmanagement, sowie Zeit- und Qualitätsmanagement Bestandteil des internen Rechnungswesens.
Die Gestaltung dieser Bestandteile hängt maßgeblich von der Größe und Komplexität der Organisation ab. In kleineren bis mittleren Unternehme, wie beim Verfassungsblog, werden viele Prozesse Excel-basiert abgewickelt. Excel bietet den Vorteil einer hohen Anpassungsfähigkeit an individuelle Anforderungen – wie zum Beispiel an die Verwaltung als gemeinnützige GmbH – und ermöglicht eine präzise Auswertung der spezifischen Finanzströme. Diese Anpassungsfähigkeit hat sich außerdem als Vorteil in der dynamischen und volatilen Entwicklung der Organisation in der Projektlaufzeit erwiesen.
Auch obwohl der Verfassungsblog in der Projektlaufzeit ein vergleichsweise starkes Wachstum erfahren hat, bildet Excel nach wie vor die Grundlage für die Budgetplanung und das Finanzcontrolling. Mit wachsender Komplexität und steigenden Anforderungen – insbesondere im Hinblick auf Rechtskonformität, Effizienz und Skalierbarkeit – zeigten sich jedoch spezialisierte Tools für einzelne Teilbereiche einzuführen. Im Folgenden ein Überblick über die verwendeten Tools im Verlauf der Projektlaufzeit:
| Anwendung | Beginn des Projekts (Anzahl Mitarbeiter*innen, Umsatz) | Mitte des Projekts (Anzahl Mitarbeiter*innen, Umsatz) | Ende des Projekts (Anzahl Mitarbeiter*innen, Umsatz) |
|---|---|---|---|
| Buchhaltung | DATEV | Lexware, Lexoffice | |
| Rechnungsstellung | DATEV | Lexoffice | |
| Mahnwesen | manuell | Lexoffice | |
| Spendenverwaltung und -bescheinigungen | manuell | twingle | |
| Arbeitszeiterfassung | Excel | Crewmeister | |
| Verwaltung der Konsortialbeiträge | Excel | Excel |
Die Einführung von spezialisierten Tools kann nicht nur der Vereinfachung administrativer Prozesse dienen, sondern stellt außerdem sicher, dass alle Finanzvorgänge den gesetzlichen und internen Compliance-Anforderungen entsprechen. Während Excel weiterhin für die Planung, Steuerung und individuelle Auswertungen verwendet wird, ermöglichen die spezialisierten Anwendungen eine effizientere und fehlerfreie Abwicklung des operativen Geschäfts.