Stundensatz-Kalkulation
Ermittlung der Kosten
Die Ermittlung der Kosten bildet die Grundlage für die Kalkulation des Stundensatzes. Dabei wird und fixe und variable Kosten unterschieden:
Fixe Kosten: Diese Kosten bleiben über einen bestimmten Zeitraum konstant und sind unabhängig von der Auslastung oder Produktion. Zu den fixen Kosten zählen:
Gehälter des festangestellten Personals
Mietkosten für Büroräume
Versicherungskosten
Abschreibungen auf Anlagevermögen wie Computer und Büroausstattung
Variable Kosten: Diese Kosten variieren in Abhängigkeit von der Auslastung oder Produktion. Zu den variablen Kosten zählen:
Materialkosten
Reisekosten für Dienstreisen
Transportkosten für den Versand von Büchern
Die Personalkosten sollten aus der Lohnbuchhaltung entnommen werden, wobei die volle Arbeitgeberbelastung (auch Arbeitgeber-Brutto, Gehalt sowie Arbeitgeberanteil an der Sozialversicherung) zu berücksichtigen ist. Sachkosten und sonstige Kosten sind laut Buchhaltung zu erfassen.
Berechnung der Jahresarbeitszeit
Die Berechnung der Jahresarbeitszeit bzw. der produktiven Arbeitszeit ist der nächste Schritt, um die Kosten pro Stunde zu ermitteln.
Gesamtstunden pro Jahr: Die Gesamtstunden pro Jahr werden berechnet, indem die Anzahl der Arbeitstage pro Jahr mit der Anzahl der Arbeitsstunden pro Tag multipliziert wird.
Overhead: Es ist wichtig in administrative und operative Arbeitsstunden zu unterscheiden. Administrative Tätigkeiten bzw. der Overhead sollten nicht in den Gesamtstunden berücksichtigt werden, da Administration nur indirekt der Produktion dient und nicht als produktiv gewertet werden kann. Die Kosten des Overheads hingegen sind in den Gesamtkosten enthalten und werden pro operative Stunde berücksichtigt.
Abzug von Urlaub und Krankheit: Für die Berechnung der verfügbaren Arbeitszeit muss außerdem der Anteil an Urlaubs- und Krankentagen abgezogen werden. Im Durschnitt können 10 bis 15 Krankheitstage angenommen werden.
Beispiel: Bei 30 Tage Urlaub im Jahr können 210 Arbeitstagen pro Jahr angenommen werden. Bei einer täglichen Arbeitszeit von 8 Stunden ergibt sich eine Jahresarbeitszeit von 1.680 Stunden.
Berechnung der Kosten pro Stunde
Gesamtkosten pro Jahr: Die Gesamtkosten pro Jahr setzen sich aus der Summe der fixen und variablen Kosten zusammen.
Kosten pro Stunde: Die Kosten pro Stunde werden ermittelt, indem die Gesamtkosten pro Jahr durch die Jahresarbeitszeit dividiert werden.
Beispiel: Bei Gesamtkosten von 100.000 Euro pro Jahr und einer Jahresarbeitszeit von 1.680 Stunden ergeben sich Kosten pro Stunde von ca. 59,52 Euro.
Aufschlag
Um sicherzustellen, dass die Kalkulation nicht nur die laufenden Kosten deckt, sondern auch einen Überschuss erwirtschaftet – dieser wäre beispielweise für Investitionen, Rücklagen und neue Projekte zu verwenden – ist es möglich einen Aufschlag zu den Kosten pro Stunde zu kalkulieren.
Aufschlag: Der Aufschlag wird als Prozentsatz auf die Kosten pro Stunde berechnet.
Beispiel: Bei Kosten von 59,52 Euro pro Stunde und einem Aufschlag von 15 % ergibt sich ein Stundensatz mit Gewinn von ca. 68,45 €.
Soll- oder Ist-Kalkulation
Die Kalkulation des Stundensatzes kann sowohl mit Soll- als auch mit Ist-Werten erfolgen und entsprechend zu unterschiedlichen Zwecken eingesetzt werden. In jedem Fall kann ein Abgleich von Soll- und Ist-Werten zu aufschlussreichen Aussagen für die strategische Planung führen.
Regelmäßige Überprüfung
Der Stundensatz ist regelmäßig zu überprüfen und anzupassen, um Änderungen in den Kosten und im Finanzierungsumfeld zu berücksichtigen.