Kosten pro publizierter Einheit/Artikel
Für die Ermittlung der Kosten pro Artikel sind grundsätzlich zwei unterschiedliche Ansätze möglich, welche jeweils mit Soll- oder mit Ist-Zahlen durchgeführt werden können: Betrachtung der Gesamtbeträge pro Periode oder Betrachtung des Arbeitsaufwands pro publiziertem Artikel. Der Vergleich der unterschiedlichen Kalkulationen kann zur Analyse eingesetzt werden.
Gesamtbeträge
Bei der Betrachtung der Gesamtbeträge handelt es sich um ein simples aber weniger präzises Verfahren, das als einfache Division der beschriebenen Stundensatzkalkulation gleicht und sich nur darin unterscheidet, dass der Divisor „Stunden“ durch den Divisor „publizierte Artikel“ ersetzt wird.
Output: Der Output bzw. die Anzahl der publizierten Artikel ist für die Periode zu erfassen, die für die Kosten betrachtet ist.
Kosten pro Artikel: Basierend auf den erfassten Daten können die Kosten pro Artikel berechnet werden als Gesamtkosten pro Jahr geteilt durch die Gesamtzahl der Artikel.
Arbeitsaufwand pro publiziertem Artikel
Soll eine detailliertere Betrachtung durchgeführt werden, kann der Prozess der Redaktions- und Publikationstätigkeiten und der entsprechende Arbeitsaufwand ermittelt werden, um einen durchschnittlichen Zeitaufwand pro Output mit einem zuvor ermittelten Kostensatz pro Stunde zu multiplizieren. In diesem Projekt wurden die Arbeitsabläufe und der notwendige Zeitaufwand in AP 1.1 Organisationsentwicklung erfasst. Siehe daher AP 1.1 für weitere Erläuterung.
Erfassung des Arbeitsaufwandes: Aus Sicht der Finanzplanung sind insbesondere folgende Aspekte zu beachten:
Die Erfassung sollte über einen definierten Zeitraum erfolgen, um Genauigkeit zu gewährleisten und den zusätzlichen Aufwand dabei gering zu halten.
Die Erfassung sollte in vorher definierten Kategorien vorgenommen werden, die von allen Mitarbeiter*innen einheitlich verwendet werden.
Eine Erfassung pro Minute wird nicht empfohlen, da der Nutzen für die Auswertung mit einer detaillierteren Erfassung ab einem gewissen Punkt nicht mehr weiter steigt.
Es ist im Interesse der Umsetzbarkeit für die Mitarbeiter*innen auch möglich, die Erfassung über eine Gesamtschätzung am Ende eines Arbeitstages zu vereinbaren.
Auch „nicht produktive Zeit“ beziehungsweise „nicht optimale Zeitnutzung“ wie zum Beispiel die Verfolgung einer Idee, die im Nachhinein verworfen werden muss, gehört zur Arbeitszeit dazu, und ist mit zu erfassen.
Kosten pro Artikel: Ist der Arbeitsaufwand in Stunden für die vollständige Publikation eines Artikels bzw. für die Produktion eines Outputs ermittelt, kann dieser mit einem zuvor ermittelten Kostensatz pro Stunde multipliziert werde, um die Kosten pro Artikel zu ermitteln